intermarine_grievance

 

Procedura skarg i zażaleń

2             Procedura skarg i zażaleń

2.1         Istnieją zarówno praktyczne jak i prawne powody, dla których Spółka Parasolowa dąży do sprawnego i sprawiedliwego rozpatrywania skarg dotyczących zatrudnienia zgłaszanych przez pracowników. Z praktycznego punktu widzenia, zadowoleni pracownicy to zwykle bardziej produktywni pracownicy. W przypadku, gdy pracodawca nie podejmuje działań w stosunku do zgłaszanych zażaleń, mogą one nie tylko negatywnie wpłynąć na jakość pracy pracowników, ale także nasilić się i przerodzić w większe problemy. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkim pracownikom przysługuje prawo do uzyskania bezzwłocznego rozpatrzenia skarg. O ile to możliwe, Spółka zachęca strony do rozpatrywania skarg w drodze nieformalnej rozmowy pomiędzy pracownikiem a kierownikiem liniowym, natomiast w przypadku, gdy pracownik zwróci się ze skargą do kierownika liniowego, kierownik powinien dołożyć wszelkich starań, aby rozstrzygnąć sprawę na tym etapie. Niemniej jednak, jeżeli pracownik nie zdoła uzyskać satysfakcjonującego rozstrzygnięcia skargi w sposób nieformalny, winien złożyć formalną skargę z zachowaniem procedury skarg i zażaleń obowiązującej w Spółce. Niniejszy dokument ma na celu określenie obowiązujących w Spółce procedur i zasad rozstrzygania formalnych skarg pracowników. Niniejsza procedura jest zgodna z Ustawą z 2008 r. o zatrudnieniu oraz z Kodeksem postępowania w zakresie procedur dyscyplinarnych i skargowych ACAS (Advisory, Conciliation & Arbitration Service, pol. Komisja Pojednawcza w Sporach Pracowniczych) (kwiecień 2009 r). Zastosowanie mają następujące zasady ogólne:

Każdy krok i działanie w ramach procedury należy podejmować bez nieuzasadnionej zwłoki.

Przełożeni/ Kierownicy prowadzący Posiedzenia Skargowe muszą wykazać się odpowiednimi umiejętnościami/ doświadczeniem w tym zakresie. W przypadku, gdy brak im stosownego doświadczenia, powinni zostać poddani wcześniejszemu przeszkoleniu, aby dostatecznie przygotować się do pełnienia takiej roli.

Czas i miejsce spotkań muszą być dogodne i zapewniać dostateczną prywatność stronom.

Podczas spotkań zarówno przedstawiciel Spółki jak i pracownik muszą mieć możliwość przedstawienia swoich racji.

Na każde spotkanie Pracownik może przyprowadzić współpracownika (lub przedstawiciela związków zawodowych).

Po zakończeniu Posiedzenia w Postępowaniu Skargowym Pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się od decyzji Spółki.

W przypadku Posiedzenia w Postępowaniu Odwoławczym, Przedstawicielem Spółki (tam, gdzie to możliwe i wykonalne) będzie kierownik wyższy rangą lub kierownik, który uczestniczył w Posiedzeniu w Postępowaniu Skargowym.

W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczy pracownik niepełnosprawny, Spółka wprowadzi „rozsądne dostosowania”, aby zapewnić mu równe warunki uczestnictwa.

Spółka będzie prowadzić dokumentację działań podjętych w ramach niniejszej Procedury Skarg i Zażaleń. Dokumentacja będzie traktowana jako poufna i przetwarzana zgodnie z Ustawą z 1998 r. o ochronie danych.

2.2         Spółka zdaje sobie sprawę, że nieporozumienia czy skargi mogą mieć miejsce, podobnie jak w każdym innym przedsiębiorstwie. Ważne jest, aby otwarcie o nich rozmawiać, a także jak najszybciej i jak najuczciwiej je rozstrzygać. Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników bez względu na długość zatrudnienia. Nie dotyczy natomiast pracowników agencyjnych ani podwykonawców pracujących na własny rachunek. Niniejsza procedura nie stanowi części umowy o pracę żadnego pracownika. Spółka może w dowolnym czasie wprowadzać zmiany lub odstępować od procedury w zależności od okoliczności sprawy.

2.3         Postępowanie wyjaśniające[A1] 

2.3.1      W niektórych przypadkach Spółka może zadecydować o konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie skargi zgłoszonej przez pracownika. Zakres postępowania wyjaśniającego zależał będzie od charakteru zarzutów i będzie różnił się w zależności od sprawy. Postępowanie wyjaśniające może obejmować przesłuchanie pracownika lub świadków i odebranie od nich zeznań od i/lub badanie stosownych dokumentów. Postępowanie wyjaśniające prowadzić będzie kierownik liniowy pracownika lub inna osoba wyznaczona przez Spółkę.

 

2.3.2      Pracownik zobowiązany jest do ścisłej i bezzwłocznej współpracy w ramach postępowania wyjaśniającego. Obowiązek ten obejmuje podanie Spółce imion i nazwisk świadków oraz ujawnienie istotnych dokumentów, a także, w razie potrzeby, uczestniczenie w przesłuchaniach prowadzonych w ramach postępowania wyjaśniającego.

 

2.3.3   Spółka, jeżeli uzna to za stosowne, może zainicjować postępowanie wyjaśniające przed odbyciem spotkania w sprawie zgłoszonej skargi. W pozostałych przypadkach Spółka może zorganizować spotkanie w sprawie zgłoszonej skargi przed podjęciem decyzji o tym, jakie (i czy w ogóle) przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. W takich przypadkach, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, a przed podjęciem decyzji, Spółka odbędzie dodatkowe spotkanie z pracownikiem w sprawie zgłoszonej skargi.

 

2.4   Etap 1 – procedura nieformalna

 

2.4.1      Większość skarg można szybko i nieformalnie rozstrzygnąć w drodze rozmowy z kierownikiem liniowym lub bezpośrednim przełożonym pracownika. W przypadku, gdy rozmowa nie przyniesie rozwiązania problemu, pracownik winien jak najszybciej zainicjować formalną procedurę opisaną poniżej (od Etapu 2 wzwyż).

 

2.4.2      Pracownik winien złożyć nieformalną skargę bezpośredniemu przełożonemu. Jeżeli na tym etapie nie dojdzie do satysfakcjonującego rozwiązania sprawy, pracownik może przejść do Etapu 2.

 

2.4.3      Jeżeli skarga dotyczy bezpośredniego przełożonego, wskazane jest, aby mimo wszystko pracownik omówił sprawę najpierw z nim. Jeżeli jednak ze względu na charakter sprawy pracownik uzna, że byłoby to nierozsądne, może pominąć ten etap.

 

2.5   Etap 2 – procedura formalna

2.5.1      Krok Pierwszy: Skarga Pisemna

a)            Pracownik winien przedstawić skargę na piśmie i przekazać ją kierownikowi liniowemu.

b)            Jeżeli skarga dotyczy kierownika liniowego, pracownik może złożyć skargę na ręce innego kierownika tego samego szczebla.

c)            W przypadku skargi wnoszonej przez grupę pracowników, sprawę powinien na początku zgłosić rzecznik grupy. Następnie zostanie wspólnie podjęta decyzja o tym, czy w dalszym ciągu prowadzić rozmowy z rzecznikiem i, jeśli to pożądane, innym pracownikiem z grupy, czy też z całą grupą.

d)            Pisemna skarga winna określać charakter zażalenia, w tym wszelkie istotne okoliczności faktyczne, daty oraz imiona i nazwiska zaangażowanych osób, aby umożliwić Spółce przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

2.5.2      Krok Drugi: Spotkanie

a)            Spółka zorganizuje spotkanie w sprawie zgłaszanej skargi, zwykle w ciągu tygodnia (przy czym okres ten może ulec przedłużeniu, na przykład w przypadku, gdy wymagane jest przeprowadzenie szczegółowego postępowania wyjaśniającego) od otrzymania pisemnej skargi od pracownika. Pracownik winien dołożyć wszelkich starań, aby pojawić się na spotkaniu.

b)            Pracownik może przyprowadzić na spotkanie w sprawie zgłoszonej skargi osobę towarzyszącą, pod warunkiem, że powiadomi o tym fakcie Spółkę z rozsądnym wyprzedzeniem podając imię i nazwisko wybranej osoby. Osobą towarzyszącą może być przedstawiciel związków zawodowych lub współpracownik, któremu zostanie udzielone płatne zwolnienie z pracy w rozsądnym wymiarze, aby mógł wystąpić w charakterze osoby towarzyszącej. Jeżeli pracownik lub jego osoba towarzysząca nie będą mogli stawić się na spotkaniu w uzgodnionym terminie, pracownik powiadomi o tym bezzwłocznie Spółkę, która postara się, w ramach możliwości, zorganizować spotkanie w innym terminie. Spółka może odroczyć spotkanie w przypadku, gdy zajdzie konieczność przeprowadzenia dodatkowego postępowania wyjaśniającego, a następnie wznowić spotkanie.

c)            Spółka przekaże pracownikowi pismo, zwykle w ciągu tygodnia od ostatniego spotkania w sprawie zgłoszonej skargi, w którym potwierdzi podjętą decyzję i poinformuje go o dalszych działaniach, które zamierza podjąć celem rozpatrzenia skargi. Ponadto, Spółka poinformuje pracownika o przysługującym mu prawie do odwołania się od decyzji.

2.5.3      Krok Trzeci: Odwołanie

a)            Jeżeli skarga nie zostanie rozstrzygnięta w sposób satysfakcjonujący dla pracownika, on może złożyć odwołanie na piśmie kierując je na ręce Dyrektora Zarządzającego, z podaniem pełnego i szczegółowego uzasadnienia odwołania, w ciągu tygodnia od chwili, w której decyzja została pracownikowi przesłana lub doręczona.

b)            W ciągu dwóch tygodni od otrzymania odwołania zorganizujemy spotkanie odwoławcze.

c)            Pracownik, zgodnie z powyższym postanowieniem, ma prawo przyprowadzić na spotkanie osobę towarzyszącą.

d)            Spółka potwierdzi ostateczną decyzję na piśmie, zwykle w ciągu tygodnia od posiedzenia odwoławczego.

e)            Pracownikowi nie przysługuje prawo do ponownego odwołania się od decyzji.

2.6         Spory toczące się równolegle

W przypadku, gdy podczas postępowania dyscyplinarnego pracownik złoży skargę, postępowanie dyscyplinarne może zostać tymczasowo zawieszone w celu rozpatrzenia skargi. W przypadku, gdy skarga i postępowanie dyscyplinarne są ze sobą powiązane, stosownym wyjściem może okazać się rozpatrzenie obu spraw równocześnie. Decyzję taką podejmuje Członek Zarządu.